Declaração de trabalho

O que não pode faltar

1. Quem emprega: razão social e CNPJ, com a cidade. Se o empregador é pessoa física, como no emprego doméstico, vai o nome e o CPF.
2. Quem é empregado: nome completo e CPF. Confira os dígitos no validador de CPF e CNPJ.
3. Cargo e data de admissão, iguais aos da carteira de trabalho. O empregador tem 5 dias úteis para anotar a admissão, a remuneração e as condições especiais (CLT, art. 29).
4. Situação atual: "desde" para quem continua; o período completo, com a data de saída, para quem já foi desligado.
5. Salário e jornada, quando a declaração serve para comprovar renda. O valor vai com o valor por extenso.
6. Local, data, nome e cargo de quem assina pela empresa.

Papel timbrado, carimbo e firma reconhecida não são exigidos por lei; use se quem recebe pedir. A assinatura pode ser à mão, com certificado digital ou pelo gov.br.

A declaração não cria nada novo: ela repete, para um terceiro, o que já deveria estar anotado por causa desse artigo. Por isso os dados têm de bater com a carteira.

Como preencher, assinar e entregar

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   Pergunte ao funcionário para que é

   Aluguel e crédito pedem salário. Creche pode pedir jornada. Processo seletivo quer cargo e período. A finalidade define o que ligar no grupo "Salário, jornada e finalidade".

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   Puxe os dados do registro

   Data de admissão, cargo e salário bruto vêm da ficha de registro ou do eSocial, os mesmos que aparecem na Carteira de Trabalho Digital. Não use a memória para datas.

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   Marque o tipo de contrato e a situação

   Prazo indeterminado, experiência, prazo determinado ou temporário; ainda trabalha ou já saiu, com a data de saída. No temporário, quem declara é a empresa de trabalho temporário. No contrato de experiência, o guia de contrato de experiência mostra o que muda.

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   Confira com a carteira digital

   Antes de baixar, compare admissão, cargo e salário com o que está no registro. Divergência de um dia já levanta dúvida em quem recebe.

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   Assine pela empresa

   Sócio, diretor ou alguém do RH com autorização. À mão, em papel timbrado se a empresa usar, com certificado digital da empresa ou pelo gov.br de quem assina (veja como assinar documento pelo gov.br).

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   Entregue e arquive a cópia

   O funcionário recebe o original ou o PDF assinado. A empresa guarda uma cópia no prontuário, para saber o que declarou e quando.

O que cada pedido costuma exigir

Quem pede a declaração quase nunca quer só ela. A tabela mostra o que normalmente pesa em cada caso. As listas mudam de um lugar para outro, então vale confirmar antes.

Para ex-funcionário, a declaração muda de tom. Desligue "Ainda trabalha na empresa", informe a data de saída e deixe o salário de fora se ele não interessa mais a quem vai ler. O documento passa a dizer que a pessoa trabalhou ali, de tal data a tal data, no cargo tal. É o que um novo empregador ou um órgão costuma querer para conferir experiência, e evita informar uma renda que a pessoa já não tem.

Declaração de trabalho, de vínculo e Carteira de Trabalho Digital

"Declaração de trabalho" e "declaração de vínculo empregatício" são dois nomes para o mesmo papel: o empregador afirma, por escrito, que o contrato existe ou existiu. Quando a empresa quer também falar bem do funcionário, o documento certo é a carta de recomendação.

A Carteira de Trabalho Digital é outra coisa. É o registro oficial do contrato, feito pelo empregador no sistema do governo e consultado pelo trabalhador no aplicativo Carteira de Trabalho Digital ou no gov.br. Desde a Lei 13.874/2019, a carteira é emitida de preferência em meio eletrônico (CLT, art. 14), e os registros eletrônicos valem como as anotações no papel (art. 29, § 7º). Muita gente aceita o PDF da carteira digital no lugar da declaração. A declaração ainda serve quando se quer mostrar o salário atual e a jornada, ou quando quem pede quer a assinatura da empresa.

Quem pode assinar

Quem representa o empregador: sócio-administrador, diretor ou funcionário com autorização para isso, como a gerente de RH. O empregado não pode emitir a própria declaração, mesmo tendo acesso ao papel timbrado. Seria falar em nome da empresa sem autorização, e informação falsa em documento é falsidade ideológica (Código Penal, art. 299). Se a empresa fechou ou não responde, use a carteira digital e o extrato do CNIS no Meu INSS.

A declaração não substitui o contrato de trabalho. Se o funcionário está saindo, a carta de demissão é o documento dele, não do empregador.

Exemplo preenchido

Erros comuns

• Informar o salário líquido como se fosse o bruto. O gerador escreve "salário mensal bruto": ponha o valor antes dos descontos.
• Data de admissão diferente da que está na carteira de trabalho. Quem recebe pode conferir no PDF da Carteira de Trabalho Digital e passar a desconfiar da declaração inteira.
• O próprio funcionário redigir e assinar a declaração. Quem assina é o empregador ou alguém com poderes para representá-lo.
• Escrever "é empregado desde…" para quem já saiu. Desligue "Ainda trabalha na empresa" e informe a data de saída.
• Declarar como vínculo CLT o que é prestação de serviço ou estágio. Autônomo e estagiário não têm vínculo de emprego, e o documento para eles é outro.

Modelo em branco

Para quem prefere preencher à mão. Os campos saem como linhas em branco.

Guias sobre o assunto

Trabalho e carreira Contrato de experiência: prazo, prorrogação e o que acontece no fim Limite de 90 dias, prorrogação única e rescisão antes do prazo.

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